proposal menejemen proyek membuat jaringan

I.   PENDAHULUAN

Project Charter

Nama Proyek : Pengadaan Jaringan Komputer

Tanggal Mulai Proyek : 03 April 2016

Tanggal Selesai Proyek : 04 Agustus 2016

Manager Proyek : Agung Mulyono

Pada saat ini banyak universitas – universitas yang mempunyai cara – cara tersendiri untuk memajukan universitasnya, seperti menambahkan sebuah jaringan wi – fi yang memiliki akses cepat yang ada pada setiap fakultas masing – masing, pada setiap fakultas di pasangi sebuh alat untuk menciptakan hotspot untuk fakultas tersebut. Tetapi jaringannya kurang bagus dikarenakan bendwith yang tersebar di area fakultas tersebut tidak merata dan sering kali terjadi jaringan wi – fi tersebut terputus dan keamanan pada jaringan tesebut cenderung lemah. Sehingga apabila ada mahasiswa yang sedang melakukan transfer data atau sedang download jadi terganggu karena adanya disconnected jaringan wi – fi. Tetapi karena adanya wi – fi tersebut kita dapat melakukan internet secara gratis daipada harus di warnet yang mahal dan seingkali lemot koneksinya

Tujuan Proyek

Tujuan proyek ini adalah membangun sebuah jaringan komputer yang dapat memberikan kemudahan teknologi dan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan para petinggi kampus maupun mahasiswa/i meliputi pendaftaran mahasiswa/i baru, pengisian KRS, pembayaran, dan lain sebagainya. Dengan demikian dapat memberikan kemudahan dan keuntungan bagi pihak kampus dan juga mahasiswa/i. Proyek ini dimulai dengan menganalisis proses sistem yang ada, membuat perancangan arsitektur  jaringan komputer yang akan digunakan, perancangan sistem, pengujian jaringan, sampai implementasi dan pemasangan komputer server maupun client. Proyek ini akan dikerjakan selama 5 bulan dengan estimasi total biaya yang diperlukan sebesar Rp. 720.291.500.

Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:

1.       Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.

2.       Komitmen dan dukungan dari tim proyek.

3.       Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.

4.       Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.

5.       Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).

6.       Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.

7.       Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

8.       Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

Manfaat yang Diharapkan

Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan jaringan komputer ini, diantaranya adalah :

a.        Dari sisi kampus :  

1.       Menyediakan akses informasi yang lebih luas dan cepat kepada mahasiswa/i.

2.       Meningkatan kualitas pendidikan di Universitas Gunadarma

b.       Dari sisi mahasiswa/i :

1.       Meningkatkan efektifitas belajar dari sirkulasi pengetahuan teknologi dan informasi.

2.       Menunjang fasilitas pendidikan bagi para mahasiswa/i Universitas Gunadarma

2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Pendekatan Proyek

-        
  Tujuan Proyek 

Tujuan proyek ini adalah membangun jaringan komputer untuk dapat meningkatkan kecepatan dalam menyediakan layanan informasi mengenai data mahasiswa/i maupun dosen, data nilai, dan data  pembayaran .

 - Tahapan Pendekatan Proyek

1)      Analisis kebutuhan penggunaan komputer, hardware dan software yang akan diimplementasikan.

2)      Perancangan arsitektur jaringan komputer.

3)      Pengembangan sistem.

4)      Ujicoba konektifitas jaringan komputer.

5)      Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.

3. CAKUPAN PROYEK

Proyek pengadaan jaringan komputer adalah proyek untuk membangun sebuah sistem jaringan komputer pada lingkungan kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang. Sistem yang akan diimplementasikan pada proyek ini berupa sistem jaringan LAN (Local Area Network). Modul sistem jaringan yang dibuat meliputi : komputer server, komputer client dan juga workstation, dan kebutuhan proyek lainnya.

Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Dari hasil analisis kebutuhan Kampus dan penggunaan komputer, dibutuhkan suatu sistem  jaringan LAN (Local Area Network). Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem yang dibutuhkan kampus dan juga penggunanya (komputer server, komputer client).

-          Komputer Server : Untuk mengelola semua kegiatan yang dilakukan oleh admin, dimana data yang dimasukan maupun dikeluarkan akan disimpan dan dikelola di komputer server.

-          Komputer Client : Untuk digunakan oleh pengguna sebagai sarana  penyampaian informasi, dan belajar mengajar yang dilakukan mahasiswa/i.

Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional

Berikut ini adalah daftar kebutuhan non-fungsional sistem jaringan komputer :

No Kebutuhan Non-Fungsional 

1.       Semua aplikasi yang diperlukan dalam kegiatan belajar harus sudah disediakan disetiap komputer. 

2.       Komputer yang digunakan harus dengan kualitas dan speck terbaik. 3 Konektifitas jaringan seharusnya cepat diakses. 4 Komputer yang digunakan seharusnya aman digunakan oleh pengguna.

Ruang Lingkup

Deskripsi Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut :

1.       Perangkat yang akan digunakan dalam proyek ini berupa Hardware, Software, dan perangkat  pendukung lainnya yang ada di kampus Gunadarma.

2.       Modul yang dikembangkan meliputi : konektifitas jaringan, arsitektur jaringan, dan laporan-laporan yang diperlukan apabila ada penembahan maupun keluhan dari modul yang kami kembangkan.

3.       Model jaringan yang digunakan menggunakan jaringan LAN, sehingga semua koneksi yang ada hanya dapat digunakan didalam lingkungan kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang.

Penyampaian Proyek

Output-output yang nantinya ada dalam proyek ini berupa laporan-laporan mengenai kerusakan sistem,  penurunan peforma jaringan, dan lain sebagainya.

Kriteria Penerimaan Proyek 

Team pengembang akan melakukan pengujian jaringan pada tahap akhir, setelah proses installasi aplikasi-aplikasi dikomputer server maupun client selesai dikerjakan. Selain pengujian dari pihak pengembang, pengujian tahap akhir ini juga akan dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang, dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang.

Batasan

1.       Sistem jaringan yang dibangun menggunakan sistem jaringan LAN.

2.       Akses internet hanya disediakan disekitar lingkungan kampus atau perusahaan.

3.       Membataskan akses pemakain bandwith yang berlebihan yang dapat merugikan pihak kampus.

4.       Dan juga untuk mengurangi resiko akses internet dengan pembatasan transfer data.

4. DAFTAR MILESTONE 

Berikut daftar Milestone  proyek pengadaan jaringan komputer di kampus Universitas Gunadarma:

keterangan	Tanggal
Tanggal Mulai proyek	03/04/2016
Project charter ditandatangani	09/04/2016
Proposal disetujui	09/04/2016
Perekrutan tim proyek	10/04/2016
Penerapan installasi OS pada komputer server dan client	16/06/2016
Konfigurasi HUB, APN, Switch dan konfigurasi network pada computer server, computer client, printer	25/06/2016
Penerapan Hak Akses	04/07/2016
Penerapan koreksi akhir	08/07/2016
Persetujuan koreksi akhir	17/07/2016
Testing jaringan	17/07/2016
Testing operator	20/07/2016
Proyek selesai	04/08/2016
Proyek selesai	04/08/2016

5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Untuk mengerjakan Proyek Pengadaan Jaringan Komputer ini diperlukan waktu 82 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan  proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 5 bulan atau 124 hari kerja.

6.RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol  perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control  Procedure).

Prosedur Kontrol Perubahan

1.       Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.

2.       Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk  perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja.

3.       Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan  persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan

1.       Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).

2.       Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan.

3.       Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2).

Monitor Perubahan

1.       Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.

2.       Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.

3.       Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan

7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

 Prencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer ) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan

Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik  berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.

1.       Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.

2.       Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan  berpartisipasi aktif dalam meeting.

3.       Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.

4.       Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.

5.       Meeting paling sedikit membahas topik berikut:

-          Kemajuan proyek

-          Aktivitas yang akan segera dilakukan

-          Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)

Direktori Tim Proyek

Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:

Nama	Posisi	No telepon
Agung Mulyono	Project Manager	08589192xxxx
Ega Ramadhana	Analisa perancangan	08782341xxxx
Fendy Pratama	Konfigurasi Server	08522176xxxx
Aldi	Installasi Wiring  Network	08387653xxxx
Edo	Installasi Wiring  Network	08567438xxxx
Eko	Installasi Wiring  Network	08773455xxxx
Egi	Installasi Server dan PC Client	08775587xxxx
Lutfi	Setting router, switch dan hub	08523477xxxx
Hari	Training Operator	08996672xxxx

8.RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN

Berdasarkan Cakupan Proyek, maka akan diperlukan rencana untuk pengadaan pembelian kebutuhan proyek, berikut adalah baseline biaya pembelian barang / alat-alat yang diperlukan :

No	Nama Barang	Spesifikasi	Harga	Jumlah	Harga Total
1	Acer AXC600 LCD 15"	Core i3 3220 3.3GHz, 2GB DDR3, 500GB SATA, DVDRW, Gigabit LAN, Intel HD, K/B + Mouse, DOS	4.700.000	140 unit	658.000.000
2	HP Deskjet 2050	Print, Scan, Copy	550.000	6 unit	3.300.000
3	TP - Link Switch RackMount TL-SF1024	24-ports 10/100Mbps Rackmount Switch, 19" Steel case	492.800	5 unit	2.464.000
4	Linksys Wireless-G Router [Wrt54gl-As]	Wireless G Broadband Router, 802.11b/g, 54Mbps, with Linux, WEP, Wi-Fi Protected Access® (WPA-PSK, WPA2-PSK), Wireless MAC Filtering	679.000	1 unit	679.000
5	HP ProLiant ML310eG8 Serve	Xeon E3-1240v2, 8GB (1x 8GB) PC3-12800E DDR3 ECC, 16x DVDROM, VGA Matrox G200 16MB, GbE NIC, Tower Case, HDD 500GB SATA RAID	17.660.000	1 unit	17.660.000
6	Mikrotik RB750GL – lev -4	Router 5 Port 10/100/1000	663.000	1 unit	663.000
7	TP - Link Speedy 150Mbps ADSL – TD-W8151N	Wireless Modem, 1 PORT LAN, 1 PORT WAN	239.000	1 unit	239.000
8	Wireless Modem, 1 PORT LAN, 1 PORT WAN	305 meter	1.099.000	5 roll	5.495.000
9	Windows 7 pro	OEM - 64 Bit	1.664.000	19 unit	31.616.000
10	OS Ubuntu server 13	Ubuntu Server 13 .10 Version 64 bit	Free	19 unit	free
11	RJ 45	conector	35.000	5 box	175.000

9. PENUTUPAN
Demikian proposal yang saya ajukan ini, semoga maksud dan tujuan tersampaikan dan dipahami dengan baik. Hal-hal yang menyangkut persetujuan atau perjanjian akan dibahas dikemudian hari. Semoga kita bisa menjalin kerjasama dalam mengembangkan website ini. Terimakasih atas perhatian bapak / ibu.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.