FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

    Manajemen dalam proses pelaksanannya mempunyai tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dilaksanakan. tugas ini di namai fungsi-fungsi manajemen. berikut ini akan dibahas tentang fungsi-fungsi manjemen dan contoh dari masing-masing fungsi tersebut.  

Fungsi manajemen terdiri dari :

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pemotivasian

5. Pengendalian

1. Perencanaan
   Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan erarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (Human Resources), sumber daya alam (Natural Resources), dan sumber daya lainnya (Other Resources) untuk mencapai tujuan. Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integrative yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Bedasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut :

a. perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang

b. terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.

c. masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsure yang amat penting dalam setiap perencanaan.

   Batasan lain tentang perencanaan adaah memiliki dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang, untuk mencapai hasil yang diinginkan (Terry, 1975:140-142). Fungsi perencaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan pengambilan keputusan.

Berikut ini aktivitas perencanaan :

1. Prakiraan (Forecasting)AA

 Prakiraan adalah suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan / memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2. Penetapan tujuan (Establishing Objective)

 Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaa pekerjaan.

3. Pemrograman (Programming)

 Pemrograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan langkah-langkah utama.

4. Penjadwalan (Scheduling)

 Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

5. Penganggaran (Budgeting)

 Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial resources) yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.

6. Pengembangana Prosedur (Developing Procedure)

 Pengembangan Prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

7. Penetapan dan Interprestasi Kebijakan (Establishing and Interpreting Policies)

 Penetapan dan Interprestasi Kebijakan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan mana manajer dan para bawahan akan bekerja.

Contoh dari Perencanaan :

Kegiatan perencanaan terjadi pada BEM yang akan menetapkan rencana pengadaan kegiatan pada tahun tersebut. Misalnya BEM Universitas Gunadarma yang merencanakan, mengatur, dan menetapkan jalan nya acara Olimpiade fakultas ekonomi tahun 2014/2015 yang diikuti seluruh mahasiwa fakultas ekonomi dari berbagai angkatan.

Merencanakan konsep dari olimpiade

pengajuan izin digelarnya olimpiade

menentukan lomba yang akan diadakan

menghitung budget yang akan dikeluarkan

pembentukan panitia

jadwal dilaksanakannya olimpiade

menentukan sistem perhitungan juara

menentukan hadiah yang akan diterima oleh juara

menyiapkan kebutuhan olimpiade seperti lokasi, alat-alat, konsumsi, dan lain-lain

2. Pengorganisasian

    Apa yang dikatakan orang tentang organisasi tak ubahnya sebagai wadah dan alat untuk mencapai tujuan mereka yang didalamnya terdapat norma-norma yang harus dipedomani dan nilai yang peril dipegang teguh. Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadu jelaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling beehubungan. Ketiga elemen organisasi tersebut adalah :

1. sekelompok orang

2. interaksi dan kerja sama, serta

3. tujuan bersama

   Salah satu ciri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab.

   Ciri yang kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling member dan menerima, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud (purpose), sasaran (objective), dan tujuan (goal).

   Ciri yang ketiga adalah bahwa suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan.

   Berdasarkan penjelasan tentang organisasi di atas, pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif di anatar mereka, dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas, dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi. Oleh karena itu, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:

a. mengetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai

b. deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu

c. klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis

d. memberikan rumusan yang realitas mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas yang hendak dioperasikan.

e. penunjukan umber daya manusia yang menguasai bidang keahliannya

f. mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk

Contoh dari pengorganisasian :

kegiatan pengorganisasian terjadi pada pembentukan panitia olimpiade, misalnya pembentukan organisasi FKK (Forum Komunikasi Kelas), FKK yaitu Sekelompok mahasiswa yang mewakili kelas nya masing-masing dalam kegiatan apapun yang diadakan BEM. Tugas yang diemban FKK seperti :

a. Panitia pada acara Olimpiade

b. Menginformasikan jadwal, lokasi, peraturan, ataupun perubahan-perubahan yang terjadi dalam semua kegiatan yang dilaksanakan BEM kepada kelasnya masing-masing

c. Membantu keperluan BEM

 Pengorganisasian juga terjadi pada peserta olimpiade dari kelas mereka masing-masing dengan membentuk tim yang akan mewakili kelas nya di olimpiade tersebut.

3. Pengarahan

   Suatau pengarahan dapat diberikan berbagai batasan. Batasan tersebut dapat bersifat umum maupun spesifik, bergantung pada frekuensi kerja dan motif usaha yang dikembangkan. Secara umum, pengarahan dapat diberikan batasa sebagai suatu proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

   Pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus mereka kerjakan atau tidak boleh mereka kerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran (management by objective). Pengarahan merupakan metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari aktivitas lain dengan menetapkan perarturan dan standar, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi. Jadi pengarahan menentukan atau melarang jenis perilaku tertentu.

Contoh dari pengarahan :

Kegiatan pengarahan terjadi ketika anggota BEM mengarahkan anggota FKK untuk mengikuti semua yang sudah direncakan oleh BEM agar mencapai tujuan yang diinginkan. Pengarahan ini berupa arahan atau pun penunjukan langkah-langkah yang akan dijalani pada olimpiade tersebut.

Kegitan pengarahan juga terjadi pada peserta olimpiade, setiap peserta mempunyai satu manajer yang bertanggung jawab untuk pada tim di setiap lomba. Manajer tersebut mengarahakan tim nya untuk membentuk strategi yang bagus dalam olimpiade guna memenangkan setiap perlombaan dan menjadi juara umum.

4. Pemotivasian

    Bernard Berelson dan Gary A. Steiner dalam Machrony (1854:109), mendefinisikan motivasi sebagai all those inner striving conditions variously described as wishes, desires, needs, drives, and the like. Motivasi dapat diartikan sebagai keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energy, mendorong kegiatan (moves), dn mengarah atau menyalurkan perilaku kea rah mencapai kebutuhan yang member kepuasan atau mengurangi ketidakseimbangan. Motivasi dapar dirumuskan sebagai berikut :

1. setiap perasaan atau kehendak dan keinginan yang sangat memengaruhi kemauan individu sehingga individu tersebut didorong untuk berperilaku dan bertindak.

2. pengaruh kekuatan yang menimbulkan perialku individu

3. setiap tindakan atau kejadian yang menyebabkan berubahnya perilaku seseorang

4. proses yang menentukan gerakan atau perilaku individu kepada tujuan (goal)

 Motivasi seseorang akan ditentukan oleh stimulusnya. Stimulus yang dimaksud merupakan mesin pengerak motivasi seseorang sehingga menimbulkan pengaruh peilaku orang yang bersangkutan. Motivasi seseorang menurut Sagir (1985:97-99) biasanya meliputi hal-hak berikut :

1. Kinerja (Achievement)

2. Penghargaan (Recognition)

3. Tantangan (Challenge)

4. Tanggung Jawab (Responsibility)

5. Pengembangan (Development)

6. Keterlibatan (Involvement)

7. Kesempatan (Opportunity)

 Pada umumnya bentuk motivasi yang sering dianut oleh perusahaan meliputi 4 elemen utama yaitu sebagai berikut :

1. Kompensasi Bentuk Uang

2. Pengarahan dan Pengendalian

3. Penetapan Pola Kerja yang Efektif

4. Kebajikan

Contoh dari Pemotivasian :

Kegiatan pemotivasian terjadi ketika anggota BEM memberi motivasi kepada anggota FKK untuk bersemangat mengemban tugas menjadi panitia olimpiade. Sebagai imbalannya anggota FKK medapatkan sertifikat.

Pemotivasian juga terjadi pada setiap peserta yang mengikuti olimpiade fakultas ekonomi,motivasi utama mereka untuk mendapatkan juara adalah hadiah yang diberikan panitia. Dan motivasi setiap peserta akan terjadi sendiri dalam hati ketika mereka akan mejaga gengsi/kehormatan dari kelas masing-masing untuk menjadi juara umum.

5. Pengendalian

   Dalam perencanaan, aktivitas organisasi, tujuan utama dan sasaran, serta metode untuk mencapainya ditetapkan denga jelas/ dalm pengendalian, mengukur kemajuanke arah tujuan tersebut dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya untuk melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh.

 Robert J. Mokler (1972:2) memberikam batasa pengendalian yang menekankan elemen esensial proses pengendalian dalam bebrapa langkah. Batasan yang diajukan meliputi hal berikut :

 Management control is a systematic effort to set performance standards with planning objectives, to design information feedback systems, to compare actual performance with these predetermined standards, to determine whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required toassure that all corporate resource are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives.

 Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistmatik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang diguk=nakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.

 Secara umum pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut :

a. Akurat (Accurate)

b. Tepat waktu (Timely)

c. Objektif dan Komprehensif (Objective and Comprehensible)

d. Dipusatkan pada Tempat Pengendalian Strategis (Focused on Strategic Control Points)

e. Secara Ekonomi Realistik (Economically Realistic)

f. Secara Organisasi Realistik (Organizationally Realistic)

g. Dikoordinasikan dengan Arus Pekerjaan Organisasi (Coordinated with the Organization’s Work Flow)

h. Fleksibel (Flexible)

i. Preskriptif dan Operasional (Prescriptive and Operational)

j. Diterima Para anggota Organisasi (Accepted by Organization Members)

Contoh dari pengendalian :

Kegiatan pengendalian terjadi pada anggota BEM yang mengendalikan olimpiade dan anggota FKK agar tidak keluar dari rencana yang telah ditentukan. Seperti :

mengendalikan jalannya olimpiade agar tetap tertib

mengendalikan arus keuangan yang keluar

mengendalikan peserta yang akan tampil agar tetap nyaman dan tertib

dan lain – lain.